①マイナンバーを取得するとき

従業員に利用目的をきちんと伝える、文書を全員に配布する、又は掲示板に貼り出す等の方法で確実に伝える。源泉徴収票や給与支払報告書にマイナンバーを記入して提出する等、 どういうことに使用するか、明確にする。

基本方針を策定すれば、社内、社外の双方に伝えられる。

②従業員のマイナンバーを収集するとき

『本人確認できるもの(免許証等)』と『通知カード』の２つが必要です。※マイナンバーカードがあれば、それだけでOKです。従来から良く知っているからという理由で「本人確認は省略」は認められません。一度は 「本人確認できるもの」の提示をして下さい。「扶養控除申告書」に従業員の扶養家族のマイナンバーが記入されていると、従業員が家族の本人確認をしたことになり、会社はその従業員の扶養家族の本人確認は不要です。

③従業員がマイナンバーの提供を拒んだとき

これは法律で定められた義務であることを話し、提供してもらうよう、時間をかけて説得する。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にし、書類の提出先の機関の指示に従うことになります。

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